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Les types d’entretien sont la base du système de réservation de PastaHR. Pour chaque cas d’usage, qu’il s’agisse d’une journée d’essai ou d’un entretien classique, vous créez un type dédié avec sa propre logique. Tous les types sont gérés sous Entretiens → Types. Il existe deux formats de réservation de base :
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Vous configurez les paramètres suivants dans l’éditeur d’un type d’entretien (Entretiens → Types → sélectionner le type → Modifier).

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Informations de base

  • Nom : identifiant interne et visible par le ou la candidat·e du rendez-vous
  • Description : texte d’accompagnement optionnel informant le ou la candidat·e sur le rendez-vous
  • Lieu : adresse ou description du lieu de l’événement
Sous Informations de contact, vous renseignez une personne à contacter avec nom, e-mail et numéro de téléphone optionnel. Ces informations sont visibles par les candidat·e·s.

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Disponibilité

Vous définissez ici les jours de la semaine où les réservations sont possibles. Activez ou désactivez les jours via un interrupteur.
Pour chaque jour de la semaine, vous définissez uniquement si le jour est réservable, sans horaires.
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Pour les deux formats de réservation, vous pouvez également saisir des jours bloqués (par ex. jours fériés) où aucune réservation n’est possible.

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Limites

  • Délai minimum à l’avance détermine à quel point un·e candidat·e peut encore réserver à court terme.
  • Délai maximum à l’avance limite la période réservable dans le futur.
  • Max. de réservations simultanées détermine combien de personnes peuvent occuper le même rendez-vous en même temps.

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Utilisateur·rice·s assigné·e·s

Vous pouvez assigner un ou plusieurs membres de l’équipe à un type d’entretien. Ils reçoivent une notification par e-mail à chaque nouvelle réservation et lors des changements de rendez-vous.
Les utilisateur·rice·s assigné·e·s déterminent également qui peut voir un type d’entretien et envoyer des invitations pour celui-ci. Détails dans Rôles et permissions.

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Modèles

Pour chaque type d’entretien, vous personnalisez les messages envoyés automatiquement :
  • Invitation : envoyée lorsqu’un·e candidat·e est invité·e à un entretien (contient le lien de réservation)
  • Confirmation : envoyée après la réservation terminée
  • Rappel : envoyé automatiquement avant le rendez-vous
Chaque modèle existe pour e-mail et WhatsApp, en allemand et en anglais.
Entièrement personnalisable, y compris les pièces jointes. Variables disponibles : nom, lien de réservation, lieu, description de l’événement (issue des informations de base) et date de début.
Pour configurer ou adapter des modèles pour un type d’entretien, contactez support@pastahr.com.

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Calendrier

Disponible uniquement pour les types à créneau horaire.
Vous pouvez connecter un calendrier externe (par ex. Google Calendar) au type d’entretien. Via la vérification des conflits, PastaHR vérifie automatiquement si la personne assignée est déjà occupée au moment de la réservation et masque ces créneaux pour les candidat·e·s. Plusieurs calendriers peuvent être connectés simultanément.

Connecter le calendrier

Instructions étape par étape pour connecter Google Calendar ou Microsoft Outlook.

Réservation d'entretien

Comprenez le déroulement de la réservation du point de vue des candidat·e·s et de votre équipe.

Rôles

Découvrez quel rôle peut gérer les entretiens et envoyer des invitations.