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Cette page est la notice d’utilisation de JobFit. Au sens de l’AI Act, PastaHR est le fournisseur et ton organisation est le déployeur. Elle décrit à quoi sert JobFit, comment il fonctionne, quelles sont ses limites et ce que tu dois faire pour l’utiliser de manière responsable.

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Vue d’ensemble

Le tableau indique où trouver sur cette page les informations exigées par l’article 13, paragraphe 3.

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Fournisseur

JobFit est développé et exploité par: Pasta Software Studio AG
Brauerstrasse 4
8004 Zurich
Suisse Pour en savoir plus sur la sécurité et la protection des données, consulte trust.pastahr.com.

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Finalité prévue

JobFit est un outil d’aide à la décision pour la première phase de présélection du recrutement. Il évalue les candidatures selon des facteurs pertinents pour le poste, comme la formation, l’expérience professionnelle pertinente, les compétences linguistiques ou les certifications. Les recruteur·euse·s identifient ainsi plus rapidement les candidat·e·s prometteur·euse·s dans un grand volume de candidatures et peuvent prioriser leur examen. JobFit n’est pas conçu pour prendre des décisions d’embauche:
  • JobFit ne refuse jamais un·e candidat·e automatiquement. Aucun résultat JobFit, y compris Aucun Fit, ne peut déclencher un refus automatique.
  • La décision finale sur chaque candidature est toujours prise par une personne de ton organisation.
  • Tous les résultats JobFit sont signalés dans l’interface comme générés par l’IA et non contraignants.

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Mauvaise utilisation raisonnablement prévisible

Les utilisations suivantes vont à l’encontre de la finalité de JobFit. Pour chacune, tu vois comment PastaHR limite le risque et ce que ton organisation devrait faire.

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Fonctionnement de JobFit

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Facteurs

JobFit se configure par profil de poste ou par Flow. L’évaluation repose sur une liste de facteurs:
  • Des facteurs fixes peuvent être définis pour un profil et sont inclus dans l’évaluation de chaque poste lié à ce profil.
  • Des règles conditionnelles peuvent ajouter, supprimer, préciser des facteurs ou modifier leur importance dans des cas particuliers, par exemple selon le rôle, le lieu ou le taux d’activité.
  • Si aucun facteur fixe n’est configuré, l’IA déduit les facteurs pertinents des informations du poste en tenant compte des règles configurées.
  • Les utilisateur·rice·s autorisé·e·s peuvent vérifier, modifier, supprimer ou ajouter des facteurs à tout moment.
JobFit est piloté par le Flow associé à un poste. Pour les candidatures déposées via PastaHR, JobFit est activé ou désactivé dans ce Flow. Pour les candidatures reçues directement dans ton ATS, le poste est lié à un Flow PastaHR via le champ ATS prévu à cet effet, et JobFit doit être activé dans le Flow lié.

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Évaluation de chaque facteur

Chaque facteur est évalué indépendamment par un prompt spécialisé. Pour chaque facteur, le résultat est l’un des trois suivants:
  1. Rempli: le ou la candidat·e remplit le facteur.
  2. Non rempli: le ou la candidat·e ne remplit pas le facteur.
  3. Non évaluable: les informations disponibles sont insuffisantes, peu claires ou contradictoires.
Pour chaque facteur, JobFit fournit une justification et cite, si disponibles, les passages pertinents des informations du ou de la candidat·e.

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Combinaison des résultats

Les résultats des facteurs sont combinés selon des règles fixes et déterministes. Ce n’est pas l’IA qui décide de la manière dont ils sont combinés.
  • Par défaut, tous les facteurs ont le même poids.
  • Un facteur non évaluable ne rapporte aucun point, mais compte dans le score maximal possible. Des informations manquantes peuvent donc abaisser le résultat global.
  • Si plus de la moitié des facteurs ne sont pas évaluables, le résultat global est Incertain.
Sinon, le résultat est classé selon la part du score maximal atteinte:

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Pondération optionnelle

La pondération est une fonctionnalité optionnelle activée sur demande pour une organisation. Lorsqu’elle est active, les facteurs peuvent être classés comme Must-have, Normal ou Nice-to-have.
  • Les poids numériques sont calculés automatiquement à partir de la composition de l’évaluation. Les utilisateur·rice·s ne saisissent aucune valeur chiffrée.
  • Une catégorie supérieure pèse toujours plus que l’ensemble des facteurs des catégories inférieures réunis.
  • Un Must-have non rempli entraîne la classification Aucun Fit, sauf si le résultat global est Incertain, et abaisse la position du ou de la candidat·e dans le classement basé sur JobFit. Cette classification n’est pas contraignante et ne peut pas déclencher de refus automatique.
  • Un Must-have non évaluable ne déclenche pas à lui seul cette règle.

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Statuts qui ne sont pas une évaluation

  • Erreur: une défaillance technique s’est produite pendant l’évaluation.
  • En attente: l’évaluation manque ou est obsolète, par exemple parce que les facteurs ont été modifiés.
Ces statuts ne disent rien sur l’adéquation d’un·e candidat·e.

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Données d’entrée

JobFit évalue les informations suivantes d’une candidature:
  • Les réponses données pendant la candidature, y compris aux questions de présélection
  • Le contenu extrait des documents téléversés, comme le CV et la lettre de motivation
  • Les informations sur la formation, l’expérience professionnelle, les compétences et les qualifications
L’extraction de documents prend en charge les fichiers PDF, JPEG et PNG, y compris les documents scannés. JobFit accepte des contenus dans toutes les langues. Les justifications sont rédigées dans la langue du facteur concerné, tandis que les passages cités restent dans leur langue d’origine. JobFit évalue uniquement les facteurs configurés pour le poste. Ajouter des facteurs ou modifier leur importance n’entraîne le traitement d’aucune donnée de candidature supplémentaire. Pour savoir où et comment les données sont stockées et traitées, consulte trust.pastahr.com.

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Précision, tests et limites connues

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Tests et équité

  • JobFit est évalué en continu à l’aide de benchmarks internes couvrant l’ensemble du processus: extraction des documents, évaluation des facteurs, gestion des informations manquantes ou contradictoires et cas limites.
  • Les benchmarks sont enrichis en continu pour refléter de nouveaux scénarios et les évolutions du produit.
  • L’évaluation des facteurs est testée sous l’angle de l’équité. JobFit est conçu pour exclure de l’évaluation les caractéristiques sensibles comme le genre ou l’origine ethnique, et des audits de biais sont réalisés régulièrement.
  • Les candidatures contenant peu d’informations sont spécifiquement testées pendant le développement.

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Limites et risques connus

JobFit peut faire des erreurs. Les risques suivants sont connus, avec les mesures prises par PastaHR et ce que tu peux faire.
Risque: l’IA peut évaluer un facteur de manière incorrecte, par exemple en interprétant mal une qualification ou en négligeant une expérience pertinente.Comment PastaHR limite le risque:
  • Chaque facteur est évalué individuellement, et les résultats sont combinés uniquement de manière déterministe.
  • Chaque évaluation fournit une justification et cite, si disponible, la source correspondante dans la candidature.
  • Seuls des prompts testés sont utilisés, et les résultats sont surveillés en continu.
  • Lorsque la pondération est active, la catégorie et le résultat de chaque facteur restent visibles. Tu vois ainsi si un Must-have a causé la classification globale.
Ce que tu peux faire: vérifie la justification et la source citée pour chaque facteur déterminant pour ta décision.
Risque: les informations fournies par le ou la candidat·e ou extraites de documents peuvent être incomplètes, incohérentes ou incorrectes, ce qui fausse l’évaluation. Les facteurs non évaluables comptent dans le score maximal sans rapporter de points. Un résultat faible peut donc signifier qu’il manque des informations, et non que le ou la candidat·e ne convient pas.Comment PastaHR limite le risque:
  • Tu as toujours accès aux documents et réponses d’origine.
  • Les sources des données sont citées dans l’évaluation.
  • La candidature demande les informations clés de manière structurée, en plus des documents téléversés. L’évaluation dépend ainsi moins de documents au contenu imprévisible.
  • Les candidatures contenant peu d’informations sont spécifiquement testées pendant le développement.
  • JobFit ne peut refuser personne automatiquement.
Ce que tu peux faire: regarde les facteurs non évaluables et la candidature d’origine, en particulier pour les candidat·e·s avec un résultat faible, et signale les évaluations inexactes au support PastaHR afin qu’elles servent à des améliorations.
Risque: l’IA pourrait involontairement favoriser ou désavantager certains groupes de candidat·e·s en raison de biais cachés dans les données d’entraînement ou la conception des prompts.Comment PastaHR limite le risque:
  • L’évaluation des facteurs est testée en profondeur sous l’angle de l’équité avant sa mise à disposition.
  • Les caractéristiques sensibles comme le genre ou l’origine ethnique sont exclues de l’évaluation par défaut.
  • Des audits de biais sont réalisés régulièrement.
Ce que tu peux faire: utilise uniquement des facteurs pertinents pour le poste et signale au support PastaHR les résultats qui te semblent injustes.
Risque: si les facteurs sont déduits d’une description de poste qui ne reflète pas les exigences réelles, de bon·ne·s candidat·e·s peuvent obtenir un résultat plus faible.Comment PastaHR limite le risque:
  • Tu peux définir des facteurs fixes au niveau du profil au lieu de te fier uniquement à la description du poste.
  • Les règles conditionnelles adaptent les facteurs à des rôles, lieux ou taux d’activité spécifiques.
  • Tu peux vérifier et ajuster les facteurs et leur importance à tout moment.
  • Les évaluations restent un appui et ne peuvent refuser personne automatiquement.
Ce que tu peux faire: vérifie les facteurs de chaque poste avant d’utiliser JobFit pour celui-ci.
Risque: un facteur peut être classé à tort comme Must-have ou recevoir une influence trop importante, de sorte que des candidat·e·s qualifié·e·s obtiennent un résultat plus faible ou la classification Aucun Fit.Comment PastaHR limite le risque:
  • Les catégories d’importance sont configurées explicitement et visibles pour tes utilisateur·rice·s.
  • Les poids numériques sont calculés de manière déterministe et ne sont pas générés par l’IA.
  • La catégorie, le résultat, la justification et les preuves citées sont visibles pour chaque facteur, et la configuration peut être corrigée à tout moment.
  • Une classification Aucun Fit n’est pas contraignante et ne peut refuser personne automatiquement.
Ce que tu peux faire: utilise les Must-haves uniquement pour des exigences réellement obligatoires, comme une autorisation de travail requise.
Risque: si un fournisseur met à jour un modèle d’IA sous-jacent, son comportement peut changer et les évaluations peuvent devenir incohérentes.Comment PastaHR limite le risque: PastaHR utilise uniquement des versions de modèles testées et validées. La gestion des changements et les tests de régression garantissent la stabilité (voir la section Versions des modèles et modifications).
Risque: les candidat·e·s peuvent percevoir les évaluations par IA comme injustes ou opaques, ce qui peut réduire leur confiance dans le processus de recrutement.Comment PastaHR limite le risque: les résultats de l’IA sont clairement signalés, et les candidat·e·s conservent le droit de contester les décisions.Ce que tu peux faire: informe les candidat·e·s de manière transparente que l’IA est utilisée pour soutenir la présélection.
Risque: une candidature peut contenir du texte qui tente d’influencer l’évaluation de l’IA.Comment PastaHR limite le risque: JobFit utilise des protections techniques, notamment le nettoyage des entrées et des prompts système difficiles à contourner par le texte fourni dans la candidature.

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Contrôle humain

JobFit est conçu pour que les personnes gardent le contrôle de chaque décision:
  • Aucun refus automatique: aucun résultat JobFit ne peut refuser un·e candidat·e.
  • Justifications et sources: chaque résultat de facteur comprend une justification et, si disponible, une référence à la source dans la candidature.
  • Transparence totale du résultat: le résultat, la catégorie d’importance et la justification de chaque facteur restent visibles. Tu vois ainsi quel facteur a mené à la classification globale.
  • Signalement clair: toutes les évaluations sont signalées en permanence comme générées par l’IA et non contraignantes.
  • Maîtrise de la configuration: ton organisation décide quels facteurs sont évalués et quelle est leur importance.

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Ce que ton organisation doit faire

En tant que déployeur, ton organisation est responsable d’utiliser JobFit conformément à cette notice:
1

Confier JobFit à des personnes formées

Assure-toi que les personnes qui travaillent avec JobFit comprennent son fonctionnement, ses limites et le risque de trop s’y fier. PastaHR t’accompagne avec des formations.
2

Vérifier les facteurs avant utilisation

Vérifie que les facteurs de chaque poste sont pertinents, précis et ne concernent pas de caractéristiques sensibles. Utilise les Must-haves avec parcimonie.
3

Vérifier les résultats, pas seulement les scores

Lis les justifications des facteurs et vérifie les résultats critiques dans la candidature d’origine avant de décider.
4

Signaler les problèmes

Signale au support PastaHR les résultats suspects, incohérents ou erronés afin qu’ils puissent être analysés.

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Versions des modèles et modifications

  • PastaHR utilise uniquement des versions testées et validées des modèles d’IA sous-jacents. Les changements des fournisseurs de modèles ne sont pas repris automatiquement.
  • Les changements de modèles passent par la gestion des changements et des tests de régression sur les benchmarks internes avant leur mise en production.
  • Les modifications des facteurs d’un poste ne s’appliquent pas rétroactivement. Les résultats concernés sont marqués En attente jusqu’à ce que les candidatures soient réévaluées.

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Exploitation, durée de vie et maintenance

  • JobFit est exploité comme service hébergé par PastaHR. Tu n’as besoin ni de matériel d’IA dédié ni d’installation locale de modèle.
  • PastaHR assure la maintenance technique et les mises à jour logicielles.
  • JobFit est prévu pour une exploitation continue. Aucune fin de support n’est prévue actuellement. La disponibilité dépend de ton contrat avec PastaHR.

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Journaux et traçabilité

JobFit enregistre chaque évaluation afin que les résultats puissent être retracés et vérifiés ultérieurement.

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Évaluation d’une candidature

Chaque évaluation est enregistrée avec la candidature. Elle contient les facteurs évalués, leur catégorie d’importance, le résultat de chaque facteur, la justification, les sources citées et le résultat global. Tu peux consulter l’évaluation complète dans la vue JobFit de la candidature et la télécharger au format PDF.

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Journaux système sur demande

PastaHR journalise toutes les évaluations JobFit de ton organisation. Sur demande, PastaHR te fournit un export de ces journaux. Pour chaque évaluation, les journaux contiennent:
  • L’horodatage de l’évaluation
  • Les facteurs évalués et leur catégorie d’importance
  • Le résultat et la justification de chaque facteur
  • Le résultat global
Pour demander un export, contacte support@pastahr.com.

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Conservation

Les évaluations et les journaux suivent les paramètres de suppression des données personnelles que ton organisation configure dans PastaHR. Ils sont supprimés en même temps que la candidature.

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Pages associées

Présélection IA

Configurer les profils et facteurs JobFit.