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La configuration des phases ne peut être effectuée que par des utilisateur·rice·s ayant les droits Admin dans votre espace de travail PastaHR.

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Que sont les phases de candidature ?

Les phases sont les étapes par lesquelles vous faites passer les candidat·e·s au cours de leur évaluation. Considérez-les comme les colonnes d’un pipeline de recrutement, par exemple Nouveau, Entretien téléphonique, Entretien, Offre et Embauché·e. Chaque candidature se trouve à un moment donné exactement dans une phase, ce qui vous donne un aperçu immédiat de l’état de votre pipeline.

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Configurer les phases

Vous pouvez ajouter, renommer, réorganiser et supprimer des phases pour les adapter à votre processus de recrutement. Les modifications s’appliquent à toute votre organisation, il est donc conseillé de coordonner la configuration des phases avec votre équipe de recrutement avant tout changement.
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Ouvrir les paramètres

Cliquez sur l’icône Paramètres dans la barre de navigation gauche de l’application web PastaHR.
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Accéder à Workflow

Sélectionnez Workflow dans les paramètres. Vous voyez une liste des phases actuelles de votre processus de recrutement.
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Ajouter une nouvelle phase

Cliquez sur l’icône + en haut à droite de la catégorie souhaitée. Saisissez un nom unique pour la phase et définissez le délai de conservation des données, qui détermine combien de temps les données de candidature sont conservées après la dernière activité dans cette phase.
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Réorganiser les phases

Déplacez les phases par glisser-déposer, au sein de chaque catégorie, dans l’ordre correspondant à votre séquence de recrutement. Cet ordre est celui dans lequel les candidat·e·s progressent dans l’aperçu des candidatures.
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Modifier une phase existante

Pour renommer une phase ou mettre à jour son délai de conservation, cliquez sur le menu à trois points (⋯) à droite de la phase et apportez vos modifications.
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Supprimer une phase

Une phase ne peut être supprimée que si elle ne contient aucune candidature. Déplacez d’abord tous les candidat·e·s hors de la phase, puis supprimez-la via le menu à trois points.
La suppression d’une phase est irréversible. Avant de supprimer une phase, assurez-vous que chaque candidat·e qui lui est assigné·e a été déplacé·e vers une phase alternative appropriée, afin qu’aucune candidature ne disparaisse de l’aperçu.

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Déplacer des candidat·e·s entre les phases

Une fois vos phases configurées, vous pouvez faire avancer ou reculer n’importe quel·le candidat·e dans le pipeline directement depuis la vue détaillée de la candidature.
Ouvrez une candidature et utilisez le sélecteur de phase en haut du panneau de détail. Cliquez sur le nom de la phase actuelle, choisissez la nouvelle phase dans la liste déroulante, et la modification est enregistrée immédiatement.
Garder les phases à jour en temps réel signifie que votre équipe a toujours une vue précise du pipeline, particulièrement précieux lorsque plusieurs recruteur·euse·s travaillent simultanément sur la même offre d’emploi.

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Bonnes pratiques pour la conception des phases

Plus de phases signifie plus de précision, mais aussi plus de charge de travail. Un pipeline avec 5 à 7 étapes clairement nommées est généralement plus facile à maintenir qu’un pipeline avec 12 micro-phases. Commencez simple et n’ajoutez des phases que lorsqu’un véritable point de transition ou de décision existe entre elles.
Utilisez la même terminologie que celle employée quotidiennement par vos hiring managers et intérvieweur·euse·s. Si tout le monde parle d’un «entretien technique» plutôt que d’une «étape 2», nommez la phase en conséquence, cela réduit la confusion et facilite la communication sur le statut.
Assurez-vous d’avoir au moins une phase qui représente un résultat clôturé ou refusé. Cela garde votre pipeline actif clair et rend le suivi des taux de conversion nettement plus précis.
Chaque phase dispose d’un délai de conservation configurable qui détermine combien de temps les données des candidat·e·s sont conservées après la dernière activité. Définissez des délais plus courts pour les refus précoces et plus longs pour les finalistes ou les personnes embauchées, conformément à votre politique de protection des données.

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Synchronisation avec l’ATS

Si votre espace de travail est connecté à un ATS, les embauches et les refus sont récupérés automatiquement depuis l’ATS vers PastaHR, à condition que votre ATS le prenne en charge. Contactez support@pastahr.com pour savoir si c’est possible pour votre ATS.
Cette synchronisation fonctionne uniquement dans un sens, de l’ATS vers PastaHR. Le statut que vous définissez dans PastaHR n’a aucune incidence sur le statut dans l’ATS.