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Con questa configurazione, i recruiter decidono direttamente in Workday per quali Job Requisition PastaHR è attivo. Per attivare PastaHR per una posizione, selezionano un flusso da un menu a tendina sulla Job Requisition. PastaHR collega automaticamente la posizione a quel flusso. Nessuno deve copiare ID da un sistema all’altro.
Menu a tendina PastaHR Flow in Workday

I recruiter attivano PastaHR selezionando un flusso sulla Job Requisition

Perché attivare PastaHR per ogni Job Requisition

PastaHR elabora anche le candidature che arrivano direttamente in Workday, ad esempio tramite portali di lavoro o il tuo sito carriere Workday. PastaHR le valuta con JobFit, puoi invitare i candidati a prenotare un colloquio e avviare una chat con loro. Per farlo, PastaHR deve sapere quale flusso appartiene alla Job Requisition: il flusso definisce i criteri JobFit, la lingua e le impostazioni che valgono per i candidati. PastaHR non elabora le candidature per una Job Requisition senza flusso, che quindi non ricevono un punteggio JobFit.
L’elaborazione delle candidature dal tuo ATS viene attivata per singolo cliente. Contatta support@pastahr.com per attivarla.

Come funziona

  1. PastaHR compila una lista in Workday con i tuoi flussi. Quando crei un nuovo flusso, avvisaci e lo aggiungiamo alla lista.
  2. Un recruiter seleziona un flusso sulla Job Requisition.
  3. PastaHR legge la selezione alla sincronizzazione successiva e collega la posizione al flusso.

Attivare PastaHR per una Job Requisition (per i recruiter)

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Apri la Job Requisition

Apri la Job Requisition in Workday e clicca su ⋯ (Related Actions) accanto al titolo.
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Modifica gli Additional Data

Scegli Additional Data → Edit Effective-Dated Custom Object, mantieni la data di oggi come Effective Date e clicca su OK.
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Scegli il flusso

Nella sezione PastaHR, seleziona il flusso sotto PastaHR Flow e clicca su Submit. Se in seguito Workday mostra altri passaggi Additional Data, completali o saltali come di consueto.
Per cambiare flusso in seguito, ripeti questi passaggi e scegline un altro.

Configurazione (per gli amministratori Workday)

La configurazione richiede circa 20 minuti e va fatta una sola volta. Ti servono i permessi per creare Custom Objects, Calculated Fields e Integration Systems e per modificare le Business Process Definitions.
La tua integrazione Workday con PastaHR deve essere già attiva. Se non sei sicuro, contatta support@pastahr.com.
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Consenti a PastaHR di gestire la lista dei flussi

PastaHR crea nel tuo tenant una Custom List chiamata PastaHR Flows e vi aggiunge i tuoi flussi. Per farlo, PastaHR usa l’Integration System User (ISU) che hai creato quando hai collegato Workday a PastaHR. Il nome l’hai scelto tu in quel momento.Per trovare l’ISU, digita View API Clients nella barra di ricerca e apri la scheda API Clients for Integrations. La colonna Integration System User del client API PastaHR ne mostra il nome. Il suo Security Group di solito ha lo stesso nome.Workday protegge il web service che gestisce le Custom Lists (Put Custom List) con il dominio Custom Object Management nella Functional Area System. Concedi l’accesso all’ISU:
  1. Digita Maintain Permissions for Security Group nella barra di ricerca e seleziona il Security Group dell’ISU.
  2. In Domain Security Policy Permissions, aggiungi Custom Object Management con View and Modify (Get e Put).
  3. Esegui Activate Pending Security Policy Changes.
  4. Verifica che il client API PastaHR includa System in Scope (Functional Areas). In caso contrario, aggiungilo con Edit API Client for Integrations.
  5. Avvisa support@pastahr.com. Creiamo la lista PastaHR Flows nel tuo tenant e la compiliamo con i tuoi flussi.
Per verificare quale dominio protegge il web service nel tuo tenant, digita View Security for Securable Item nella barra di ricerca e cerca Put Custom List.
Attendi la nostra conferma prima di proseguire: la lista ti serve al passaggio 3.
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Crea il Custom Object

Digita Create Custom Object nella barra di ricerca e imposta:
Create Custom Object in Workday
Clicca su OK e continua con queste impostazioni:
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Aggiungi il menu a tendina dei flussi

Nella stessa attività, aggiungi un campo in Field Definitions:In Permissions, imposta il Domain su Job Requisition Data. Clicca su OK e conferma l’attivazione.
Custom Object PastaHR in Workday

Il Custom Object completato

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Mostra il menu a tendina ai recruiter

Workday modifica questi dati tramite il business process Edit Job Requisition Additional Data. Aggiungi un passaggio per il nuovo oggetto:
  1. Digita Business Process Definitions nella barra di ricerca e apri Edit Job Requisition Additional Data. Se hai più definizioni (ad esempio una per organizzazione), ripeti l’operazione per ogni definizione usata dai tuoi recruiter.
  2. Apri le Related Actions e scegli Business Process → Edit Definition.
  3. Aggiungi una riga subito dopo Initiation (ad esempio Order ab):
Passaggio di business process per PastaHR
Questo passaggio compare solo quando qualcuno modifica gli Additional Data di una requisition. La creazione delle requisition non è interessata.
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Crea il Calculated Field

Le integrazioni possono leggere solo i campi che si trovano direttamente sulla Job Requisition. Un Calculated Field trasmette la selezione del flusso. Digita Create Calculated Field nella barra di ricerca e imposta:
Calculated Field PastaHR Flow (Integration)
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Crea l'Integration System

Digita Create Integration System nella barra di ricerca e imposta:
Create Integration System
In seguito Workday potrebbe mostrare l’avviso che l’attributo Version è “Required for Launch”. Puoi ignorarlo: PastaHR legge solo il campo, l’integrazione non viene mai avviata.
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Aggiungi il Field Override Service

Dopo il passaggio precedente, Workday apre Configure Integration Services. In Custom Integration Services, clicca su +, apri la selezione e scegli Create → Create Integration Field Override Service:Clicca su OK in entrambe le finestre di dialogo.
Field Override Service con il campo pasta_flow_id
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Collega il campo

Digita View Integration System nella barra di ricerca e apri PastaHR Job Requisition Fields. Apri le Related Actions e scegli Integration System → Configure Integration Field Overrides. Accanto a pasta_flow_id, imposta Override External Field su PastaHR Flow (Integration) e clicca su OK.
Field Override pasta_flow_id collegato al Calculated Field
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Inviaci il System ID

Sullo stesso Integration System, espandi System ID e invia il valore a support@pastahr.com. Attiviamo la connessione e ti confermiamo quando i tuoi recruiter possono iniziare ad attivare PastaHR per le loro Job Requisition.
System ID dell'Integration System

Testare la configurazione

  1. Attiva PastaHR per una requisition di test, come descritto sopra in Attivare PastaHR per una Job Requisition.
  2. Verifica la selezione: apri le Related Actions della requisition e scegli Additional Data → View All As Of. Il flusso compare sotto PastaHR.
  3. Entro pochi minuti, la posizione in PastaHR è collegata al flusso selezionato.

FAQ

I nuovi flussi non vengono aggiunti automaticamente. Comunica a support@pastahr.com quale flusso ti serve e lo aggiungiamo alla lista. Lo stesso vale se rinomini un flusso o non lo usi più.
Ogni voce mostra il titolo del flusso e il suo ID, ad esempio Account Executive (PAWD0003). L’ID resta lo stesso anche se il titolo del flusso cambia, quindi il collegamento con la posizione continua a funzionare.
Le etichette come PastaHR Flow possono essere rinominate. Mantieni il nome del campo pasta_flow_id nel Field Override Service e la lista PastaHR Flows come l’abbiamo creata, perché PastaHR si basa su di essi.
No. Il Custom Object per JobFit in Workday appartiene alla Job Application, perché ogni candidatura ha il proprio punteggio. Il flusso appartiene alla Job Requisition. Workday collega ogni Custom Object a un solo Business Object, quindi servono due Custom Objects separati.
Workday salva i campi personalizzati di una Job Requisition in un Custom Object separato. Le integrazioni possono leggere solo i campi che si trovano direttamente sulla Job Requisition, e il Calculated Field fa da ponte. Non salva dati propri.