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Questa pagina contiene le istruzioni per l’uso di JobFit. Ai sensi dell’AI Act, PastaHR è il fornitore e la tua organizzazione è il deployer. Descrive a cosa serve JobFit, come funziona, quali sono i suoi limiti e cosa devi fare per usarlo in modo responsabile.

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Panoramica

La tabella mostra dove trovi in questa pagina le informazioni richieste dall’articolo 13, paragrafo 3.

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Fornitore

JobFit è sviluppato e gestito da: Pasta Software Studio AG
Brauerstrasse 4
8004 Zurigo
Svizzera Per informazioni su sicurezza e protezione dei dati, consulta trust.pastahr.com.

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Finalità prevista

JobFit è uno strumento di supporto alla decisione per la prima fase di selezione del recruiting. Valuta le candidature in base a fattori rilevanti per la posizione, come formazione, esperienza lavorativa pertinente, competenze linguistiche o certificazioni. Così i recruiter individuano più rapidamente i candidati e le candidate promettenti in un grande volume di candidature e possono dare priorità alla loro revisione. JobFit non è pensato per prendere decisioni di assunzione:
  • JobFit non respinge mai nessuno automaticamente. Nessun risultato JobFit, nemmeno Nessun Fit, può attivare un rifiuto automatico.
  • La decisione finale su ogni candidatura spetta sempre a una persona della tua organizzazione.
  • Tutti i risultati JobFit sono contrassegnati nell’interfaccia come generati dall’IA e non vincolanti.

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Uso improprio ragionevolmente prevedibile

Gli usi seguenti sono contrari alla finalità di JobFit. Per ciascuno vedi come PastaHR limita il rischio e cosa dovrebbe fare la tua organizzazione.

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Come funziona JobFit

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Fattori

JobFit si configura per profilo di posizione o per Flow. La valutazione si basa su un elenco di fattori:
  • I fattori fissi possono essere definiti per un profilo e sono inclusi nella valutazione di ogni posizione collegata a quel profilo.
  • Le regole condizionali possono aggiungere, rimuovere, precisare fattori o modificarne l’importanza in casi particolari, per esempio in base a ruolo, sede o grado di occupazione.
  • Se non sono configurati fattori fissi, l’IA ricava i fattori rilevanti dalle informazioni sulla posizione, tenendo conto delle regole configurate.
  • Gli utenti autorizzati possono verificare, modificare, rimuovere o aggiungere fattori in qualsiasi momento.
JobFit è gestito tramite il Flow associato a una posizione. Per le candidature inviate tramite PastaHR, JobFit viene attivato o disattivato in quel Flow. Per le candidature ricevute direttamente nel tuo ATS, la posizione viene collegata a un Flow PastaHR tramite l’apposito campo ATS e JobFit deve essere attivato nel Flow collegato.

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Valutazione di ogni fattore

Ogni fattore viene valutato in modo indipendente da un prompt specializzato. Per ogni fattore il risultato è uno dei tre seguenti:
  1. Soddisfatto: il candidato o la candidata soddisfa il fattore.
  2. Non soddisfatto: il candidato o la candidata non soddisfa il fattore.
  3. Non valutabile: le informazioni disponibili sono insufficienti, poco chiare o contraddittorie.
Per ogni fattore JobFit fornisce una motivazione e cita, se disponibili, i passaggi rilevanti delle informazioni del candidato o della candidata.

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Combinazione dei risultati

I risultati dei singoli fattori vengono combinati secondo regole fisse e deterministiche. Non è l’IA a decidere come vengono combinati.
  • Per impostazione predefinita, tutti i fattori hanno lo stesso peso.
  • Un fattore non valutabile non porta punti, ma conta nel punteggio massimo possibile. Le informazioni mancanti possono quindi abbassare il risultato complessivo.
  • Se più della metà dei fattori non è valutabile, il risultato complessivo è Incerto.
Altrimenti il risultato viene classificato in base alla quota del punteggio massimo raggiunta:

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Ponderazione opzionale

La ponderazione è una funzionalità opzionale che viene attivata su richiesta per un’organizzazione. Quando è attiva, i fattori possono essere classificati come Must-have, Normal o Nice-to-have.
  • I pesi numerici vengono calcolati automaticamente in base alla composizione della valutazione. Gli utenti non inseriscono valori numerici.
  • Una categoria superiore pesa sempre più di tutti i fattori delle categorie inferiori messi insieme.
  • Un Must-have non soddisfatto porta alla classificazione Nessun Fit, salvo che il risultato complessivo sia Incerto, e abbassa la posizione del candidato o della candidata nella classifica basata su JobFit. Questa classificazione non è vincolante e non può attivare un rifiuto automatico.
  • Un Must-have non valutabile non attiva da solo questa regola.

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Stati che non sono una valutazione

  • Errore: durante la valutazione si è verificato un errore tecnico.
  • In attesa: la valutazione manca o è obsoleta, per esempio perché i fattori sono stati modificati.
Questi stati non dicono nulla sull’idoneità di un candidato o di una candidata.

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Dati di input

JobFit valuta le seguenti informazioni di una candidatura:
  • Le risposte date durante la candidatura, incluse quelle alle domande di preselezione
  • Il contenuto estratto dai documenti caricati, come CV e lettera di motivazione
  • Le informazioni su formazione, esperienza lavorativa, competenze e qualifiche
L’estrazione dei documenti supporta file PDF, JPEG e PNG, anche scansionati. JobFit accetta input in tutte le lingue. Le motivazioni sono redatte nella lingua del rispettivo fattore, mentre i passaggi citati restano nella lingua originale. JobFit valuta solo i fattori configurati per la posizione. Aggiungere fattori o modificarne l’importanza non comporta il trattamento di ulteriori dati dei candidati. Per informazioni su dove e come vengono conservati e trattati i dati, consulta trust.pastahr.com.

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Accuratezza, test e limiti noti

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Test ed equità

  • JobFit viene valutato costantemente con benchmark interni che coprono l’intero processo: estrazione dei documenti, valutazione dei singoli fattori, gestione di informazioni mancanti o contraddittorie e casi limite.
  • I benchmark vengono ampliati costantemente per riflettere nuovi scenari e sviluppi del prodotto.
  • La valutazione dei fattori è testata in termini di equità. JobFit è progettato per escludere dalla valutazione caratteristiche sensibili come genere o origine etnica, e vengono svolti regolarmente audit sui bias.
  • Le candidature con poche informazioni vengono testate in modo mirato durante lo sviluppo.

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Limiti e rischi noti

JobFit può commettere errori. I rischi seguenti sono noti, insieme alle misure di PastaHR e a cosa puoi fare tu.
Rischio: l’IA può valutare un fattore in modo errato, per esempio interpretando male una qualifica o trascurando un’esperienza rilevante.Come PastaHR limita il rischio:
  • Ogni fattore viene valutato singolarmente e i risultati vengono combinati solo in modo deterministico.
  • Ogni valutazione fornisce una motivazione e cita, se disponibile, la fonte corrispondente nella candidatura.
  • Vengono usati solo prompt testati e i risultati sono monitorati costantemente.
  • Quando la ponderazione è attiva, categoria ed esito di ogni fattore restano visibili. Così vedi se un Must-have ha causato la classificazione complessiva.
Cosa puoi fare: verifica la motivazione e la fonte citata per ogni fattore decisivo per la tua scelta.
Rischio: le informazioni fornite dal candidato o dalla candidata o estratte dai documenti possono essere incomplete, incoerenti o errate e portare a una valutazione sbagliata. I fattori non valutabili contano nel punteggio massimo senza portare punti. Un risultato basso può quindi significare che mancano informazioni, non che la persona non sia idonea.Come PastaHR limita il rischio:
  • Hai sempre accesso ai documenti e alle risposte originali.
  • Le fonti dei dati sono citate nella valutazione.
  • La candidatura chiede le informazioni chiave in modo strutturato, oltre ai documenti caricati. Così la valutazione dipende meno da documenti dal contenuto imprevedibile.
  • Le candidature con poche informazioni vengono testate in modo mirato durante lo sviluppo.
  • JobFit non può respingere nessuno automaticamente.
Cosa puoi fare: controlla i fattori non valutabili e la candidatura originale, soprattutto per chi ha un risultato basso, e segnala le valutazioni inesatte al supporto PastaHR affinché possano essere usate per miglioramenti.
Rischio: l’IA potrebbe favorire o svantaggiare involontariamente determinati gruppi di candidati a causa di bias nascosti nei dati di addestramento o nella progettazione dei prompt.Come PastaHR limita il rischio:
  • La valutazione dei fattori è testata a fondo in termini di equità prima di essere resa disponibile.
  • Le caratteristiche sensibili come genere o origine etnica sono escluse dalla valutazione per impostazione predefinita.
  • Vengono svolti regolarmente audit sui bias.
Cosa puoi fare: usa solo fattori rilevanti per la posizione e segnala al supporto PastaHR i risultati che ti sembrano ingiusti.
Rischio: se i fattori derivano da una descrizione della posizione che non rispecchia i requisiti reali, candidati validi possono ottenere un risultato più basso.Come PastaHR limita il rischio:
  • Puoi definire fattori fissi a livello di profilo invece di affidarti solo alla descrizione della posizione.
  • Le regole condizionali adattano i fattori a ruoli, sedi o gradi di occupazione specifici.
  • Puoi verificare e modificare i fattori e la loro importanza in qualsiasi momento.
  • Le valutazioni restano di supporto e non possono respingere nessuno automaticamente.
Cosa puoi fare: verifica i fattori di ogni posizione prima di usare JobFit per quella posizione.
Rischio: un fattore può essere classificato per errore come Must-have o ricevere un peso eccessivo, così che candidati idonei ottengono un risultato più basso o la classificazione Nessun Fit.Come PastaHR limita il rischio:
  • Le categorie di importanza sono configurate esplicitamente e visibili ai tuoi utenti.
  • I pesi numerici sono calcolati in modo deterministico e non generati dall’IA.
  • Categoria, esito, motivazione e prove citate sono visibili per ogni fattore, e la configurazione può essere corretta in qualsiasi momento.
  • Una classificazione Nessun Fit non è vincolante e non può respingere nessuno automaticamente.
Cosa puoi fare: usa i Must-have solo per requisiti davvero obbligatori, come un permesso di lavoro necessario.
Rischio: se un fornitore aggiorna un modello di IA sottostante, il suo comportamento può cambiare e le valutazioni possono diventare incoerenti.Come PastaHR limita il rischio: PastaHR usa solo versioni dei modelli testate e convalidate. La gestione delle modifiche e i test di regressione garantiscono la stabilità (vedi la sezione Versioni dei modelli e modifiche).
Rischio: i candidati possono percepire le valutazioni dell’IA come ingiuste o poco trasparenti, il che può ridurre la loro fiducia nel processo di selezione.Come PastaHR limita il rischio: i risultati dell’IA sono chiaramente contrassegnati e i candidati mantengono il diritto di contestare le decisioni.Cosa puoi fare: informa i candidati in modo trasparente che l’IA viene usata a supporto della preselezione.
Rischio: una candidatura può contenere testo che cerca di influenzare la valutazione dell’IA.Come PastaHR limita il rischio: JobFit usa protezioni tecniche, tra cui la sanificazione degli input e prompt di sistema difficili da aggirare con il testo inserito nella candidatura.

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Sorveglianza umana

JobFit è progettato in modo che le persone mantengano il controllo su ogni decisione:
  • Nessun rifiuto automatico: nessun risultato JobFit può respingere un candidato o una candidata.
  • Motivazioni e fonti: ogni esito di fattore include una motivazione e, se disponibile, un riferimento alla fonte nella candidatura.
  • Piena trasparenza del risultato: esito, categoria di importanza e motivazione di ogni fattore restano visibili. Così vedi quale fattore ha portato alla classificazione complessiva.
  • Contrassegno chiaro: tutte le valutazioni sono contrassegnate in modo permanente come generate dall’IA e non vincolanti.
  • Controllo della configurazione: la tua organizzazione decide quali fattori vengono valutati e quanto sono importanti.

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Cosa deve fare la tua organizzazione

In qualità di deployer, la tua organizzazione è responsabile di usare JobFit in conformità con queste istruzioni:
1

Affidare JobFit a persone formate

Assicurati che chi lavora con JobFit ne comprenda il funzionamento, i limiti e il rischio di affidarvisi troppo. PastaHR ti supporta con la formazione.
2

Verificare i fattori prima dell'uso

Verifica che i fattori di ogni posizione siano pertinenti, precisi e non riguardino caratteristiche sensibili. Usa i Must-have con parsimonia.
3

Verificare i risultati, non solo i punteggi

Leggi le motivazioni dei fattori e verifica i risultati critici nella candidatura originale prima di decidere.
4

Segnalare i problemi

Segnala al supporto PastaHR i risultati sospetti, incoerenti o errati affinché possano essere analizzati.

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Versioni dei modelli e modifiche

  • PastaHR usa solo versioni testate e convalidate dei modelli di IA sottostanti. Le modifiche dei fornitori dei modelli non vengono adottate automaticamente.
  • Le modifiche ai modelli passano attraverso la gestione delle modifiche e test di regressione sui benchmark interni prima del rilascio.
  • Le modifiche ai fattori di una posizione non si applicano retroattivamente. I risultati interessati vengono contrassegnati come In attesa finché le candidature non vengono rivalutate.

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Funzionamento, durata e manutenzione

  • JobFit è gestito come servizio ospitato da PastaHR. Non ti servono hardware IA dedicato né un’installazione locale del modello.
  • PastaHR si occupa della manutenzione tecnica e degli aggiornamenti software.
  • JobFit è previsto per un funzionamento continuativo. Attualmente non è pianificata una fine del supporto. La disponibilità dipende dal tuo contratto con PastaHR.

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Log e tracciabilità

JobFit registra ogni valutazione affinché i risultati possano essere ricostruiti e verificati in seguito.

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Valutazione di una singola candidatura

Ogni valutazione viene salvata con la candidatura. Contiene i fattori valutati, la loro categoria di importanza, l’esito di ogni fattore, la motivazione, le fonti citate e il risultato complessivo. Puoi vedere la valutazione completa nella vista JobFit della candidatura e scaricarla in formato PDF.

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Log di sistema su richiesta

PastaHR registra tutte le valutazioni JobFit della tua organizzazione. Su richiesta, PastaHR ti fornisce un’esportazione di questi log. Per ogni valutazione i log contengono:
  • La data e ora della valutazione
  • I fattori valutati e la loro categoria di importanza
  • Esito e motivazione di ogni fattore
  • Il risultato complessivo
Per richiedere un’esportazione, contatta support@pastahr.com.

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Conservazione

Valutazioni e log seguono le impostazioni di cancellazione dei dati personali che la tua organizzazione configura in PastaHR. Vengono cancellati insieme alla candidatura.

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Configurare profili e fattori JobFit.