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Die Phasenkonfiguration kann nur von Nutzer:innen mit Admin-Rechten in deinem PastaHR-Workspace vorgenommen werden.

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Was sind Bewerbungsphasen?

Phasen sind die Stufen, durch die du Kandidat:innen im Verlauf ihrer Bewertung führst. Stell sie dir wie die Spalten in einer Recruiting-Pipeline vor — zum Beispiel Neu, Telefonscreen, Interview, Angebot und Eingestellt. Jede Bewerbung befindet sich zu einem bestimmten Zeitpunkt genau in einer Phase, was dir einen sofortigen Überblick über den Status deiner Pipeline gibt.

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Phasen konfigurieren

Du kannst Phasen hinzufügen, umbenennen, neu anordnen und entfernen, um sie an deinen Einstellungsprozess anzupassen. Änderungen gelten für deine gesamte Organisation — es lohnt sich daher, die Phasenkonfiguration vor Änderungen mit deinem Recruiting-Team abzustimmen.
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Einstellungen öffnen

Klicke auf das Einstellungen-Symbol in der linken Navigationsleiste der PastaHR-Webapp, um das Einstellungspanel zu öffnen.
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Zu Workflow navigieren

Wähle in den Einstellungen Workflow. Du siehst eine Liste der aktuellen Phasen in deinem Einstellungsprozess.
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Neue Phase hinzufügen

Klicke auf das +-Symbol oben rechts in der gewünschten Kategorie. Gib einen eindeutigen Namen für die Phase ein und lege die Datenspeicherfrist fest — diese definiert, wie lange Bewerbungsdaten nach der letzten Aktivität in dieser Phase gespeichert werden.
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Phasen neu anordnen

Verschiebe Phasen per Drag-and-Drop in die Reihenfolge, die deiner Einstellungsabfolge entspricht, innerhalb jeder Kategorie. Die hier festgelegte Reihenfolge ist die Reihenfolge, in der Kandidat:innen in der Bewerberübersicht voranschreiten.
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Bestehende Phase bearbeiten

Um eine Phase umzubenennen oder ihre Aufbewahrungsfrist zu aktualisieren, klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) rechts neben der Phase und nimm deine Änderungen vor.
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Phase entfernen

Eine Phase kann nur gelöscht werden, wenn sie keine Bewerbungen enthält. Verschiebe alle Kandidat:innen zuerst aus der Phase heraus und lösche sie dann über das Drei-Punkte-Menü.
Das Löschen einer Phase ist unwiderruflich. Stelle vor dem Entfernen einer Phase sicher, dass alle ihr zugewiesenen Kandidat:innen in eine geeignete alternative Phase verschoben wurden, damit keine Bewerbungen aus der Übersicht verschwinden.

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Kandidat:innen zwischen Phasen verschieben

Sobald deine Phasen konfiguriert sind, kannst du jede Kandidat:in direkt aus der Bewerbungsdetailansicht vorwärts oder rückwärts in der Pipeline verschieben.
Öffne eine Bewerbung und nutze den Phasenselektor oben im Detailpanel. Klicke auf den aktuellen Phasennamen, wähle die neue Phase aus dem Dropdown aus — die Änderung wird sofort gespeichert.
Phasen in Echtzeit aktuell zu halten bedeutet, dass dein Team immer eine genaue Ansicht der Pipeline hat — besonders wertvoll, wenn mehrere Recruiter:innen gleichzeitig an derselben Stellenanzeige arbeiten.

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Best Practices für die Phasengestaltung

Mehr Phasen bedeutet mehr Präzision, aber auch mehr Aufwand. Eine Pipeline mit 5–7 klar benannten Stufen ist in der Regel einfacher zu pflegen als eine mit 12 Mikrophasen. Starte einfach und füge Phasen nur hinzu, wenn ein echter Übergabe- oder Entscheidungspunkt zwischen ihnen besteht.
Verwende dieselbe Terminologie, die deine Hiring Manager und Interviewer:innen täglich verwenden. Falls alle es einen “technischen Screen” nennen statt “Stufe 2”, benenne die Phase entsprechend — das reduziert Verwirrung und erleichtert die Statuskommunikation.
Stelle sicher, dass du mindestens eine Phase hast, die ein abgeschlossenes oder abgelehntes Ergebnis darstellt. So bleibt deine aktive Pipeline übersichtlich und die Auswertung von Konversionsraten wird deutlich genauer.
Jede Phase hat eine konfigurierbare Aufbewahrungsfrist, die festlegt, wie lange Kandidatendaten nach der letzten Aktivität gespeichert werden. Lege kürzere Fristen für frühzeitig abgelehnte Kandidat:innen und längere Fristen für Finalist:innen oder Eingestellte fest, im Einklang mit deiner Datenschutzrichtlinie.

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Synchronisierung mit dem ATS

Falls dein Workspace mit einem ATS verbunden ist, werden Anstellungen und Absagen automatisch aus dem ATS nach PastaHR übernommen, sofern dein ATS das unterstützt. Kontaktiere support@pastahr.com, um zu erfahren, ob das für dein ATS möglich ist.
Diese Synchronisierung läuft nur in eine Richtung, vom ATS nach PastaHR. Der Status, den du in PastaHR setzt, hat keinen Einfluss auf den Status im ATS.