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Diese Seite ist die Gebrauchsanweisung für JobFit. Im Sinne des AI Act ist PastaHR der Anbieter und deine Organisation der Betreiber. Sie beschreibt, wofür JobFit gedacht ist, wie es funktioniert, wo seine Grenzen liegen und was du tun musst, um es verantwortungsvoll einzusetzen.

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Übersicht

Die Tabelle zeigt, wo du die nach Artikel 13 Absatz 3 erforderlichen Informationen auf dieser Seite findest.

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Anbieter

JobFit wird entwickelt und betrieben von: Pasta Software Studio AG
Brauerstrasse 4
8004 Zürich
Schweiz Informationen zu Sicherheit und Datenschutz findest du unter trust.pastahr.com.

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Verwendungszweck

JobFit ist ein Entscheidungsunterstützungs-Tool für die erste Screening-Phase im Recruiting. Es bewertet Bewerbungen anhand stellenrelevanter Faktoren wie Ausbildung, relevante Berufserfahrung, Sprachkenntnisse oder Zertifikate. So erkennen Recruiter:innen vielversprechende Kandidat:innen in einem grossen Bewerbungspool schneller und können ihre Prüfung priorisieren. JobFit ist nicht dafür gemacht, Einstellungsentscheidungen zu treffen:
  • JobFit lehnt niemanden automatisch ab. Kein JobFit-Ergebnis, auch nicht Kein Fit, kann eine automatische Absage auslösen.
  • Die finale Entscheidung über jede Bewerbung trifft immer eine Person in deiner Organisation.
  • Alle JobFit-Ergebnisse sind in der Benutzeroberfläche als KI-generiert und unverbindlich gekennzeichnet.

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Vorhersehbare Fehlanwendung

Die folgenden Anwendungen widersprechen dem Verwendungszweck von JobFit. Zu jeder siehst du, wie PastaHR das Risiko begrenzt und was deine Organisation tun sollte.

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So funktioniert JobFit

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Faktoren

JobFit wird pro Jobprofil oder Flow konfiguriert. Die Bewertung basiert auf einer Liste von Faktoren:
  • Feste Faktoren können für ein Profil festgelegt werden und fliessen in die Bewertung jeder Stelle ein, die mit diesem Profil verbunden ist.
  • Bedingte Regeln können für Sonderfälle Faktoren hinzufügen, entfernen, verfeinern oder ihre Gewichtung ändern, zum Beispiel abhängig von Rolle, Standort oder Pensum.
  • Sind keine festen Faktoren konfiguriert, leitet die KI relevante Faktoren aus den Stelleninformationen ab und berücksichtigt dabei konfigurierte Regeln.
  • Berechtigte Nutzer:innen können Faktoren jederzeit prüfen, ändern, entfernen oder hinzufügen.
JobFit wird über den Flow gesteuert, der einer Stelle zugeordnet ist. Bei Bewerbungen über PastaHR wird JobFit in diesem Flow aktiviert oder deaktiviert. Bei Bewerbungen, die direkt über dein ATS eingehen, wird die Stelle über das dafür vorgesehene ATS-Feld mit einem PastaHR-Flow verknüpft, und JobFit muss im verknüpften Flow aktiviert sein.

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Bewertung der einzelnen Faktoren

Jeder Faktor wird unabhängig mit einem spezialisierten Prompt bewertet. Für jeden Faktor gibt es eines von drei Ergebnissen:
  1. Erfüllt: Die Kandidat:in erfüllt den Faktor.
  2. Nicht erfüllt: Die Kandidat:in erfüllt den Faktor nicht.
  3. Nicht bewertbar: Die verfügbaren Informationen sind unzureichend, unklar oder widersprüchlich.
Für jeden Faktor liefert JobFit eine Begründung und zitiert, wo verfügbar, die relevanten Stellen aus den Angaben der Kandidat:in.

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Zusammenführung der Ergebnisse

Die einzelnen Faktorergebnisse werden nach festen, deterministischen Regeln zusammengeführt. Die KI entscheidet nicht darüber, wie die Ergebnisse kombiniert werden.
  • Standardmässig zählen alle Faktoren gleich viel.
  • Ein nicht bewertbarer Faktor bringt keine Punkte, zählt aber zur maximal möglichen Punktzahl. Fehlende Informationen können das Gesamtergebnis daher senken.
  • Ist mehr als die Hälfte der Faktoren nicht bewertbar, lautet das Gesamtergebnis Unsicher.
Andernfalls wird das Ergebnis nach dem erreichten Anteil an der maximalen Punktzahl eingestuft:

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Optionale Gewichtung

Die Gewichtung ist eine optionale Funktion, die auf Anfrage für eine Organisation aktiviert wird. Ist sie aktiv, können Faktoren als Must-have, Normal oder Nice-to-have eingestuft werden.
  • Die numerischen Gewichte werden automatisch aus der Zusammensetzung der Bewertung berechnet. Nutzer:innen geben keine Zahlenwerte ein.
  • Eine höhere Kategorie wiegt immer schwerer als alle Faktoren der tieferen Kategorien zusammen.
  • Ein nicht erfülltes Must-have führt zur Einstufung Kein Fit, ausser das Gesamtergebnis ist Unsicher, und senkt die Position der Kandidat:in in der JobFit-basierten Rangliste. Diese Einstufung ist unverbindlich und kann keine automatische Absage auslösen.
  • Ein nicht bewertbares Must-have löst diese Regel allein nicht aus.

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Status, die keine Bewertung sind

  • Fehler: Bei der Bewertung ist ein technischer Fehler aufgetreten.
  • Ausstehend: Die Bewertung fehlt oder ist veraltet, zum Beispiel weil die Faktoren geändert wurden.
Diese Status sagen nichts über die Eignung einer Kandidat:in aus.

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Eingabedaten

JobFit bewertet folgende Informationen aus einer Bewerbung:
  • Antworten aus der Bewerbung, einschliesslich Screening-Fragen
  • Inhalte aus hochgeladenen Dokumenten wie Lebenslauf und Motivationsschreiben
  • Angaben zu Ausbildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten und Qualifikationen
Die Dokumentenextraktion unterstützt PDF-, JPEG- und PNG-Dateien, auch gescannte Dokumente. JobFit verarbeitet Eingaben in allen Sprachen. Begründungen werden in der Sprache des jeweiligen Faktors verfasst, zitierte Quellen bleiben in ihrer Originalsprache. JobFit bewertet nur die für die Stelle konfigurierten Faktoren. Das Hinzufügen von Faktoren oder das Ändern ihrer Gewichtung führt nicht dazu, dass zusätzliche Bewerbungsdaten verarbeitet werden. Informationen dazu, wo und wie Daten gespeichert und verarbeitet werden, findest du unter trust.pastahr.com.

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Genauigkeit, Tests und bekannte Grenzen

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Tests und Fairness

  • JobFit wird laufend anhand interner Benchmarks geprüft. Diese decken den gesamten Ablauf ab, von der Dokumentenextraktion über die Bewertung einzelner Faktoren und den Umgang mit fehlenden oder widersprüchlichen Informationen bis zu Grenzfällen.
  • Die Benchmarks werden laufend erweitert, um neue Szenarien und Produktentwicklungen abzubilden.
  • Die Faktorbewertung wird auf Fairness getestet. JobFit ist so gestaltet, dass sensible Merkmale wie Geschlecht oder ethnische Herkunft von der Bewertung ausgeschlossen sind, und es finden regelmässig Bias-Audits statt.
  • Bewerbungen mit wenigen Informationen werden in der Entwicklung gezielt getestet.

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Bekannte Grenzen und Risiken

JobFit kann Fehler machen. Die folgenden Risiken sind bekannt, zusammen mit den Massnahmen von PastaHR und dem, was du selbst tun kannst.
Risiko: Die KI kann einen Faktor falsch bewerten, zum Beispiel eine Qualifikation falsch interpretieren oder relevante Erfahrung übersehen.So begrenzt PastaHR das Risiko:
  • Jeder Faktor wird einzeln bewertet, und die Ergebnisse werden ausschliesslich deterministisch zusammengeführt.
  • Jede Bewertung enthält eine Begründung und zitiert, wo verfügbar, die zugrunde liegende Quelle in der Bewerbung.
  • Es werden nur getestete Prompts verwendet, und die Ergebnisse werden laufend auf Genauigkeit überwacht.
  • Ist die Gewichtung aktiv, bleiben Faktortyp und Ergebnis jedes Faktors sichtbar. So erkennst du, ob ein Must-have die Gesamteinstufung verursacht hat.
Was du tun kannst: Prüfe Begründung und zitierte Quelle bei jedem Faktor, der für deine Entscheidung wichtig ist.
Risiko: Angaben der Kandidat:in oder aus Dokumenten extrahierte Informationen können unvollständig, widersprüchlich oder falsch sein und führen dann zu einer fehlerhaften Bewertung. Nicht bewertbare Faktoren zählen zur maximalen Punktzahl, ohne Punkte zu bringen. Ein tiefes Ergebnis kann also bedeuten, dass Informationen fehlen, und nicht, dass die Kandidat:in ungeeignet ist.So begrenzt PastaHR das Risiko:
  • Du hast immer Zugriff auf die ursprünglichen Dokumente und Antworten.
  • Die Datenquellen werden in der Bewertung zitiert.
  • Die Bewerbung fragt wichtige Informationen zusätzlich zu hochgeladenen Dokumenten strukturiert ab. Dadurch stützt sich die Bewertung weniger auf Dokumente mit unvorhersehbarem Inhalt.
  • Bewerbungen mit wenigen Informationen werden in der Entwicklung gezielt getestet.
  • JobFit kann niemanden automatisch ablehnen.
Was du tun kannst: Schau dir nicht bewertbare Faktoren und die ursprüngliche Bewerbung an, besonders bei Kandidat:innen mit tiefem Ergebnis, und melde ungenaue Bewertungen dem PastaHR-Support, damit sie für Verbesserungen genutzt werden können.
Risiko: Die KI könnte bestimmte Gruppen von Kandidat:innen durch versteckte Verzerrungen in Trainingsdaten oder Prompt-Design unbeabsichtigt bevorzugen oder benachteiligen.So begrenzt PastaHR das Risiko:
  • Die Faktorbewertung wird vor der Freigabe umfassend auf Fairness getestet.
  • Sensible Merkmale wie Geschlecht oder ethnische Herkunft sind standardmässig von der Bewertung ausgeschlossen.
  • Es finden regelmässig Bias-Audits statt.
Was du tun kannst: Verwende nur stellenrelevante Faktoren und melde Ergebnisse, die dir unfair erscheinen, dem PastaHR-Support.
Risiko: Werden Faktoren aus einer Stellenbeschreibung abgeleitet, die die tatsächlichen Anforderungen nicht abbildet, können starke Kandidat:innen ein tieferes Ergebnis erhalten.So begrenzt PastaHR das Risiko:
  • Du kannst feste Faktoren auf Profilebene festlegen, statt dich nur auf die Stellenbeschreibung zu verlassen.
  • Bedingte Regeln passen die Faktoren an bestimmte Rollen, Standorte oder Pensen an.
  • Du kannst die Faktoren und ihre Gewichtung jederzeit prüfen und anpassen.
  • Bewertungen bleiben unterstützend und können niemanden automatisch ablehnen.
Was du tun kannst: Prüfe die Faktoren jeder Stelle, bevor du JobFit dafür einsetzt.
Risiko: Ein Faktor kann fälschlich als Must-have markiert sein oder anderweitig zu viel Gewicht erhalten, sodass geeignete Kandidat:innen ein tieferes Ergebnis oder die Einstufung Kein Fit erhalten.So begrenzt PastaHR das Risiko:
  • Faktortypen werden explizit konfiguriert und sind für deine Nutzer:innen sichtbar.
  • Die numerischen Gewichte werden deterministisch berechnet und nicht von der KI erzeugt.
  • Faktortyp, Ergebnis, Begründung und zitierte Belege sind für jeden Faktor sichtbar, und die Konfiguration lässt sich jederzeit korrigieren.
  • Eine Einstufung als Kein Fit ist unverbindlich und kann niemanden automatisch ablehnen.
Was du tun kannst: Setze Must-haves nur für wirklich zwingende Anforderungen ein, etwa eine erforderliche Arbeitsbewilligung.
Risiko: Aktualisiert ein Anbieter ein zugrunde liegendes KI-Modell, kann sich dessen Verhalten ändern und die Bewertungen können inkonsistent werden.So begrenzt PastaHR das Risiko: PastaHR verwendet nur getestete und validierte Modellversionen. Change Management und Regressionstests sichern die Stabilität (siehe Modellversionen und Anpassungen).
Risiko: Kandidat:innen könnten KI-Bewertungen als unfair oder undurchsichtig wahrnehmen, was ihr Vertrauen in den Rekrutierungsprozess schwächen kann.So begrenzt PastaHR das Risiko: KI-Ergebnisse sind klar gekennzeichnet, und Kandidat:innen behalten das Recht, Entscheidungen anzufechten.Was du tun kannst: Informiere Kandidat:innen transparent darüber, dass KI das Screening unterstützt.
Risiko: Bewerbungen können Text enthalten, der versucht, die Bewertung der KI zu beeinflussen.So begrenzt PastaHR das Risiko: JobFit nutzt technische Schutzmassnahmen, darunter Input-Bereinigung und System-Prompts, die sich durch Text aus der Bewerbung nur schwer übersteuern lassen.

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Menschliche Aufsicht

JobFit ist so gebaut, dass Menschen bei jeder Entscheidung die Kontrolle behalten:
  • Keine automatischen Absagen: Kein JobFit-Ergebnis kann eine Kandidat:in ablehnen.
  • Begründungen und Quellen: Jedes Faktorergebnis enthält eine Begründung und, wo verfügbar, einen Verweis auf die Quelle in der Bewerbung.
  • Volle Transparenz des Ergebnisses: Ergebnis, Faktortyp und Begründung jedes Faktors bleiben sichtbar. So siehst du, welcher Faktor zur Gesamteinstufung geführt hat.
  • Klare Kennzeichnung: Alle Bewertungen sind dauerhaft als KI-generiert und unverbindlich gekennzeichnet.
  • Kontrolle über die Konfiguration: Deine Organisation entscheidet, welche Faktoren bewertet werden und wie wichtig sie sind.

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Was deine Organisation tun muss

Als Betreiber ist deine Organisation dafür verantwortlich, JobFit gemäss dieser Gebrauchsanweisung einzusetzen:
1

Geschulte Personen einsetzen

Stelle sicher, dass alle, die mit JobFit arbeiten, verstehen, wie es funktioniert, wo seine Grenzen liegen und welches Risiko darin liegt, sich zu sehr darauf zu verlassen. PastaHR unterstützt dich mit Schulungen.
2

Faktoren vor dem Einsatz prüfen

Prüfe, ob die Faktoren jeder Stelle stellenrelevant und präzise sind und sich nicht auf sensible Merkmale beziehen. Setze Must-haves sparsam ein.
3

Ergebnisse prüfen, nicht nur Scores

Lies die Begründungen der Faktoren und prüfe kritische Ergebnisse anhand der ursprünglichen Bewerbung, bevor du entscheidest.
4

Probleme melden

Melde auffällige, widersprüchliche oder falsche Ergebnisse dem PastaHR-Support, damit sie untersucht werden können.

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Modellversionen und Anpassungen

  • PastaHR verwendet nur getestete und validierte Versionen der zugrunde liegenden KI-Modelle. Änderungen der Modellanbieter werden nicht automatisch übernommen.
  • Modelländerungen durchlaufen vor der Freigabe Change Management und Regressionstests anhand der internen Benchmarks.
  • Änderungen an den Faktoren einer Stelle gelten nicht rückwirkend. Betroffene Ergebnisse werden als ausstehend markiert, bis die Bewerbungen neu bewertet werden.

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Betrieb, Lebensdauer und Wartung

  • JobFit wird als gehosteter Service von PastaHR betrieben. Du brauchst weder spezielle KI-Hardware noch eine lokale Modellinstallation.
  • PastaHR übernimmt die technische Wartung und die Software-Updates.
  • JobFit ist für den dauerhaften Betrieb vorgesehen. Ein Supportende ist derzeit nicht geplant. Die Verfügbarkeit richtet sich nach deinem Vertrag mit PastaHR.

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Protokolle und Nachvollziehbarkeit

JobFit protokolliert jede Bewertung, damit Ergebnisse später nachvollzogen und geprüft werden können.

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Bewertung einer einzelnen Bewerbung

Jede Bewertung wird mit der Bewerbung gespeichert. Sie enthält die bewerteten Faktoren, ihren Faktortyp, das Ergebnis jedes Faktors, die Begründung, die zitierten Quellen und das Gesamtergebnis. Du siehst die vollständige Bewertung in der JobFit-Ansicht der Bewerbung und kannst sie als PDF herunterladen.

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Systemprotokolle auf Anfrage

PastaHR protokolliert alle JobFit-Bewertungen deiner Organisation. Auf Anfrage stellt dir PastaHR einen Export dieser Protokolle zur Verfügung. Für jede Bewertung enthalten die Protokolle:
  • Den Zeitstempel der Bewertung
  • Die bewerteten Faktoren und ihren Faktortyp
  • Ergebnis und Begründung jedes Faktors
  • Das Gesamtergebnis
Für einen Export wende dich an support@pastahr.com.

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Aufbewahrung

Bewertungen und Protokolle richten sich nach den Löscheinstellungen für Personendaten, die deine Organisation in PastaHR konfiguriert. Sie werden zusammen mit der Bewerbung gelöscht.

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Weiterführende Seiten

KI-Screening

JobFit-Profile und Faktoren konfigurieren.