> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.pastahr.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Workday: PastaHR für Job Requisitions aktivieren

> Aktiviere PastaHR für ausgewählte Job Requisitions in Workday, indem du ihnen ein Profil zuweist.

Mit dieser Einrichtung entscheiden Recruiter:innen direkt in Workday, für welche Job Requisitions PastaHR aktiv ist. Um PastaHR für eine Stelle zu aktivieren, wählen sie an der Job Requisition ein Profil aus einer Dropdown-Liste.

![PastaHR-Profile-Dropdown in Workday](https://mintcdn.com/pastahr/I_ApXQIYETXlppDf/images/workday-flow-00-recruiter-dropdown.png?fit=max\&auto=format\&n=I_ApXQIYETXlppDf\&q=85\&s=0c964da5962b3c624b3d5148eada946e)

Recruiter:innen aktivieren PastaHR, indem sie an der Job Requisition ein Profil auswählen

## Warum ihr PastaHR pro Job Requisition aktiviert

PastaHR verarbeitet auch Bewerbungen, die direkt in Workday eingehen, zum Beispiel über Stellenportale oder eure Workday-Karriereseite. PastaHR evaluiert sie mit [JobFit](https://docs.pastahr.com/recruiters/ai-screening.md), du kannst die Kandidat:innen zur [Interview-Buchung](https://docs.pastahr.com/recruiters/interview-booking.md) einladen und einen Chat mit ihnen starten.

Die Aktivierung pro Job Requisition hat zwei Gründe:

* **Ihr entscheidet, wo PastaHR zum Einsatz kommt.** PastaHR verarbeitet nur Bewerbungen für die Job Requisitions, die ihr aktiviert. Stellen, die ihr ohne PastaHR besetzen wollt, zum Beispiel interne Stellen oder Führungspositionen, bleiben einfach ohne Profil.
* **PastaHR wendet die richtigen Einstellungen an.** Das Profil legt die JobFit-Kriterien, die Sprache und die Einstellungen für die Kandidat:innen fest.

Bewerbungen für eine Job Requisition ohne Profil verarbeitet PastaHR nicht, sie erhalten also keinen JobFit-Score.

> [!NOTE]
>
> Die Verarbeitung von Bewerbungen aus eurem ATS wird pro Kunde aktiviert. Melde dich bei [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com), um sie zu aktivieren.

## So funktioniert es

1. PastaHR füllt eine Liste in Workday mit euren Profilen. Wenn du ein neues Profil erstellst, gib uns Bescheid und wir fügen es der Liste hinzu.
2. Recruiter:innen wählen an der Job Requisition ein Profil aus.
3. PastaHR liest die Auswahl bei der nächsten Synchronisierung und verknüpft die Stelle mit dem Profil.

## PastaHR für eine Job Requisition aktivieren (für Recruiter:innen)

**1. Job Requisition öffnen**

Öffne die Job Requisition in Workday und klicke neben dem Titel auf **⋯** (Related Actions).

**2. Additional Data bearbeiten**

Wähle **Additional Data → Edit Effective-Dated Custom Object**, behalte das heutige Datum als **Effective Date** und klicke auf **OK**.

**3. Profil auswählen**

Wähle im Abschnitt **PastaHR** unter **PastaHR Profile** das Profil aus und klicke auf **Submit**. Zeigt Workday danach weitere Schritte für Additional Data an, erledige oder überspringe sie wie gewohnt.

Um das Profil später zu ändern, wiederhole diese Schritte und wähle ein anderes Profil.

## Einrichtung (für Workday-Administrator:innen)

Die Einrichtung dauert etwa 20 Minuten und ist nur einmal nötig. Du brauchst Berechtigungen, um Custom Objects, Calculated Fields und Integration Systems anzulegen und Business Process Definitions zu bearbeiten.

> [!NOTE]
>
> Eure Workday-Integration mit PastaHR muss bereits aktiv sein. Falls du unsicher bist, melde dich bei [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com).

**1. Profil-Liste anlegen**

Die Dropdown-Liste bezieht ihre Einträge aus einer Custom List. Ihr legt die Liste an, PastaHR füllt sie mit euren Profilen. Tippe in der Suchleiste **Create Custom List** ein und setze:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Custom Field Type Name** | `PastaHR Profiles` |
| **Web Service Alias** | `pastahrprofiles` |

Lass **List Values** leer und klicke auf **OK**.

![Create Custom List in Workday](https://mintcdn.com/pastahr/I_ApXQIYETXlppDf/images/workday-flow-09-create-custom-list.png?fit=max\&auto=format\&n=I_ApXQIYETXlppDf\&q=85\&s=aca750eb4e66c4dc5e1e6a31c53da4a6)

Gib [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com) Bescheid, dass die Liste angelegt ist. Wir füllen sie mit euren Profilen und bestätigen dir, sobald sie in der Dropdown-Liste erscheinen. In der Zwischenzeit kannst du mit den nächsten Schritten weitermachen.

**2. Custom Object anlegen**

Tippe in der Suchleiste **Create Custom Object** ein und setze:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Workday Object** | Job Requisition (Effective Dated) |
| **Custom Object Name** | `PastaHR` |

![Create Custom Object in Workday](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-01-create-custom-object.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=3a42265626e1cf7cab79c2b4cfe970ac)

Klicke auf **OK** und fahre mit diesen Einstellungen fort:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Web Service Alias** | `pastahr` |
| **Allow Multiple Instances per Object?** | No |

**3. Profil-Dropdown hinzufügen**

Füge in derselben Aufgabe unter **Field Definitions** ein Feld hinzu:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Field Label** | `PastaHR Profile` |
| **Field Type** | `PastaHR Profiles` (die Liste aus Schritt 1) |
| **Web Service Alias** (unter **Details**) | `pastahrProfile` |

Setze unter **Permissions** die **Domain** auf **Job Requisition Data**. Klicke auf **OK** und bestätige die Aktivierung.

![PastaHR Custom Object in Workday](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-02-custom-object-summary.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=c4e0d4f8457971c001cd520f1a702e9e)

Das fertige Custom Object

**4. Dropdown für Recruiter:innen einblenden**

Workday bearbeitet diese Daten über den Business Process **Edit Job Requisition Additional Data**. Füge einen Schritt für das neue Objekt hinzu:

1. Tippe in der Suchleiste **Business Process Definitions** ein und öffne **Edit Job Requisition Additional Data**. Gibt es mehrere Definitionen (z. B. eine pro Organisation), wiederhole dies für jede Definition, die eure Recruiter:innen verwenden.
2. Öffne die Related Actions und wähle **Business Process → Edit Definition**.
3. Füge direkt nach **Initiation** eine Zeile hinzu (z. B. Order `ab`):

| Spalte | Wert |
| - | - |
| **Type** | Edit Additional Data |
| **Specify** | `PastaHR` |
| **Optional** | Yes |
| **Group** | Die Rollen, die das Profil setzen sollen, z. B. *Recruiter* und *HR Administrator* |

![Business-Process-Schritt für PastaHR](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-03-business-process-step.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=eb3956b06fc9056bda6522e44128cb7f)

> [!NOTE]
>
> Dieser Schritt erscheint nur, wenn jemand die Additional Data einer Requisition bearbeitet. Das Anlegen von Requisitions ist nicht betroffen.

**5. Calculated Field anlegen**

Integrationen können nur Felder lesen, die direkt an der Job Requisition liegen. Ein Calculated Field reicht die Profil-Auswahl weiter. Tippe in der Suchleiste **Create Calculated Field** ein und setze:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Field Name** | `PastaHR Profile (Integration)` |
| **Business Object** | Job Requisition |
| **Function** | Lookup Related Value |
| **Lookup Field** | Job Requisition Additional Data |
| **Return Value** | PastaHR Profile |

![Calculated Field PastaHR Profile (Integration)](https://mintcdn.com/pastahr/I_ApXQIYETXlppDf/images/workday-flow-04-calculated-field.png?fit=max\&auto=format\&n=I_ApXQIYETXlppDf\&q=85\&s=907aa6d5cd150810ea83f095789ecee5)

**6. Integration System anlegen**

Tippe in der Suchleiste **Create Integration System** ein und setze:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **System Name** | `PastaHR Job Requisition Fields` |
| **New using Template** | Core Connector: Job Requisitions |

![Create Integration System](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-05-create-integration-system.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=18558f24c4d3cca899d990db972e06cb)

> [!TIP]
>
> Workday zeigt später möglicherweise die Warnung, dass das Attribut **Version** "Required for Launch" ist. Du kannst sie ignorieren: PastaHR liest nur das Feld, die Integration wird nie gestartet.

**7. Field Override Service hinzufügen**

Nach dem vorherigen Schritt öffnet Workday **Configure Integration Services**. Klicke unter **Custom Integration Services** auf **+**, öffne die Auswahl und wähle **Create → Create Integration Field Override Service**:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Name** | `PastaHR Job Requisition Field Overrides` |
| **Business Object** | Job Requisition |
| **Fields → Name** | `pastahr_profile` |

Klicke in beiden Dialogen auf **OK**.

![Field Override Service mit dem Feld pastahr\_profile](https://mintcdn.com/pastahr/I_ApXQIYETXlppDf/images/workday-flow-06-field-override-service.png?fit=max\&auto=format\&n=I_ApXQIYETXlppDf\&q=85\&s=8f5c6cdc02a5f704c000c00e7656d02f)

**8. Feld verbinden**

Tippe in der Suchleiste **View Integration System** ein und öffne **PastaHR Job Requisition Fields**. Öffne die Related Actions und wähle **Integration System → Configure Integration Field Overrides**. Setze neben `pastahr_profile` das **Override External Field** auf **PastaHR Profile (Integration)** und klicke auf **OK**.

![Field Override pastahr\_profile mit dem Calculated Field verbunden](https://mintcdn.com/pastahr/I_ApXQIYETXlppDf/images/workday-flow-08-field-override-mapping.png?fit=max\&auto=format\&n=I_ApXQIYETXlppDf\&q=85\&s=afb83978bd821a45561aa35cd47c0cb3)

**9. System ID an uns senden**

Klappe beim selben Integration System **System ID** auf und sende den Wert an [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com). Hast du das Feld anders als `pastahr_profile` benannt, gib uns auch den Namen an. Wir aktivieren die Verbindung und bestätigen dir, sobald eure Recruiter:innen PastaHR für ihre Job Requisitions aktivieren können.

![System ID des Integration Systems](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-07-system-id.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=5858aaa301126d5db64b3b6cde6df5c9)

## Einrichtung testen

1. Aktiviere PastaHR für eine Test-Requisition, wie oben unter **PastaHR für eine Job Requisition aktivieren** beschrieben.
2. Prüfe die Auswahl: Öffne die Related Actions der Requisition und wähle **Additional Data → View All As Of**. Das Profil erscheint unter **PastaHR**.
3. Innerhalb weniger Minuten ist die Stelle in PastaHR mit dem ausgewählten Profil verknüpft.

## FAQ

> [accordion] Ein neues Profil erscheint nicht in der Dropdown-Liste
>
> Neue Profile werden nicht automatisch hinzugefügt. Gib [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com) Bescheid, welches Profil du brauchst, und wir fügen es der Liste hinzu. Dasselbe gilt, wenn du ein Profil umbenennst oder nicht mehr verwendest.

> [accordion] PastaHR kann die Profil-Liste nicht füllen
>
> PastaHR füllt die Liste über den Integration System User (ISU), den ihr beim Verbinden von Workday mit PastaHR angelegt habt. Wenn wir dir melden, dass wir die Liste nicht füllen können, fehlt dem ISU der Zugriff. Um ihn zu finden, tippe in der Suchleiste **View API Clients** ein und öffne den Tab **API Clients for Integrations**. In der Spalte **Integration System User** des PastaHR-API-Clients steht sein Name. Seine Security Group heisst in der Regel gleich.
>
> Workday schützt Änderungen an Custom Lists mit der Domain **Custom Object Management** im Functional Area **System**. Gib dem ISU Zugriff darauf:
>
> 1. Tippe in der Suchleiste **Maintain Permissions for Security Group** ein und wähle die Security Group des ISU aus.
> 2. Füge unter **Domain Security Policy Permissions** die Domain **Custom Object Management** mit **View and Modify** hinzu.
> 3. Führe **Activate Pending Security Policy Changes** aus.
> 4. Prüfe, ob der PastaHR-API-Client unter **Scope (Functional Areas)** den Eintrag **System** enthält. Falls nicht, füge ihn mit **Edit API Client for Integrations** hinzu.

> [accordion] Warum stehen die Profil-IDs in Klammern?
>
> Jeder Eintrag zeigt den Profil-Titel und seine ID, z. B. *Account Executive (PAWD0003)*. Die ID bleibt gleich, auch wenn sich der Titel des Profils ändert. So funktioniert die Verknüpfung mit der Stelle weiterhin.

> [accordion] Können wir andere Namen für Objekte und Felder verwenden?
>
> Ja. Bezeichnungen wie **PastaHR Profile** und das Feld `pastahr_profile` im Field Override Service kannst du umbenennen. Wenn du den Feldnamen änderst, gib ihn uns zusammen mit der System ID an. Behalte den Web Service Alias `pastahrprofiles` der Liste bei, weil PastaHR die Liste darüber füllt.

> [accordion] Können wir das Profil im JobFit-Custom-Object ergänzen?
>
> Nein. Das Custom Object für [JobFit in Workday](https://docs.pastahr.com/recruiters/jobfit-im-ats.md) gehört zur **Job Application**, weil jede Bewerbung ihren eigenen Score hat. Das Profil gehört zur **Job Requisition**. Workday hängt jedes Custom Object an genau ein Business Object, deshalb braucht ihr zwei separate Custom Objects.

> [accordion] Warum braucht es ein Calculated Field?
>
> Workday speichert die Custom Fields einer Job Requisition in einem separaten Custom Object. Integrationen können nur Felder lesen, die direkt an der Job Requisition liegen, und das Calculated Field überbrückt diesen Schritt. Es speichert selbst keine Daten.


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.