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# Workday: PastaHR für Job Requisitions aktivieren

> Aktiviere PastaHR für ausgewählte Job Requisitions in Workday, indem du ihnen einen Flow zuweist.

Mit dieser Einrichtung entscheiden Recruiter:innen direkt in Workday, für welche Job Requisitions PastaHR aktiv ist. Um PastaHR für eine Stelle zu aktivieren, wählen sie an der Job Requisition einen Flow aus einer Dropdown-Liste.

![PastaHR-Flow-Dropdown in Workday](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-00-recruiter-dropdown.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=2e7b8ee573e8fee7079b12aae9e6d8ee)

Recruiter:innen aktivieren PastaHR, indem sie an der Job Requisition einen Flow auswählen

## Warum ihr PastaHR pro Job Requisition aktiviert

PastaHR verarbeitet auch Bewerbungen, die direkt in Workday eingehen, zum Beispiel über Stellenportale oder eure Workday-Karriereseite. PastaHR evaluiert sie mit [JobFit](https://docs.pastahr.com/recruiters/ai-screening.md), du kannst die Kandidat:innen zur [Interview-Buchung](https://docs.pastahr.com/recruiters/interview-booking.md) einladen und einen Chat mit ihnen starten.

Dafür muss PastaHR wissen, welcher Flow zur Job Requisition gehört: Der Flow legt die JobFit-Kriterien, die Sprache und die Einstellungen für die Kandidat:innen fest. Bewerbungen für eine Job Requisition ohne Flow verarbeitet PastaHR nicht, sie erhalten also keinen JobFit-Score.

> [!NOTE]
>
> Die Verarbeitung von Bewerbungen aus eurem ATS wird pro Kunde aktiviert. Melde dich bei [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com), um sie zu aktivieren.

## So funktioniert es

1. PastaHR füllt eine Liste in Workday mit euren Flows. Wenn du einen neuen Flow erstellst, gib uns Bescheid und wir fügen ihn der Liste hinzu.
2. Recruiter:innen wählen an der Job Requisition einen Flow aus.
3. PastaHR liest die Auswahl bei der nächsten Synchronisierung und verknüpft die Stelle mit dem Flow.

## PastaHR für eine Job Requisition aktivieren (für Recruiter:innen)

**1. Job Requisition öffnen**

Öffne die Job Requisition in Workday und klicke neben dem Titel auf **⋯** (Related Actions).

**2. Additional Data bearbeiten**

Wähle **Additional Data → Edit Effective-Dated Custom Object**, behalte das heutige Datum als **Effective Date** und klicke auf **OK**.

**3. Flow auswählen**

Wähle im Abschnitt **PastaHR** unter **PastaHR Flow** den Flow aus und klicke auf **Submit**. Zeigt Workday danach weitere Schritte für Additional Data an, erledige oder überspringe sie wie gewohnt.

Um den Flow später zu ändern, wiederhole diese Schritte und wähle einen anderen Flow.

## Einrichtung (für Workday-Administrator:innen)

Die Einrichtung dauert etwa 20 Minuten und ist nur einmal nötig. Du brauchst Berechtigungen, um Custom Objects, Calculated Fields und Integration Systems anzulegen und Business Process Definitions zu bearbeiten.

> [!NOTE]
>
> Eure Workday-Integration mit PastaHR muss bereits aktiv sein. Falls du unsicher bist, melde dich bei [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com).

**1. PastaHR erlauben, die Flow-Liste zu pflegen**

PastaHR legt in eurem Tenant eine Custom List namens **PastaHR Flows** an und fügt eure Flows hinzu. Dafür verwendet PastaHR den Integration System User (ISU), den ihr beim Verbinden von Workday mit PastaHR angelegt habt. Den Namen habt ihr damals selbst gewählt.

Um den ISU zu finden, tippe in der Suchleiste **View API Clients** ein und öffne den Tab **API Clients for Integrations**. In der Spalte **Integration System User** des PastaHR-API-Clients steht sein Name. Seine Security Group heisst in der Regel gleich.

Workday schützt den Web Service, der Custom Lists pflegt (**Put Custom List**), mit der Domain **Custom Object Management** im Functional Area **System**. Gib dem ISU Zugriff darauf:

1. Tippe in der Suchleiste **Maintain Permissions for Security Group** ein und wähle die Security Group des ISU aus.
2. Füge unter **Domain Security Policy Permissions** die Domain **Custom Object Management** mit **View and Modify** (Get und Put) hinzu.
3. Führe **Activate Pending Security Policy Changes** aus.
4. Prüfe, ob der PastaHR-API-Client unter **Scope (Functional Areas)** den Eintrag **System** enthält. Falls nicht, füge ihn mit **Edit API Client for Integrations** hinzu.
5. Gib [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com) Bescheid. Wir legen die Liste **PastaHR Flows** in eurem Tenant an und füllen sie mit euren Flows.

> [!TIP]
>
> Um zu prüfen, welche Domain den Web Service in eurem Tenant schützt, tippe in der Suchleiste **View Security for Securable Item** ein und suche nach **Put Custom List**.

Warte auf unsere Bestätigung, bevor du weitermachst: Die Liste brauchst du in Schritt 3.

**2. Custom Object anlegen**

Tippe in der Suchleiste **Create Custom Object** ein und setze:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Workday Object** | Job Requisition (Effective Dated) |
| **Custom Object Name** | `PastaHR` |

![Create Custom Object in Workday](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-01-create-custom-object.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=3a42265626e1cf7cab79c2b4cfe970ac)

Klicke auf **OK** und fahre mit diesen Einstellungen fort:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Web Service Alias** | `pastahr` |
| **Allow Multiple Instances per Object?** | No |

**3. Flow-Dropdown hinzufügen**

Füge in derselben Aufgabe unter **Field Definitions** ein Feld hinzu:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Field Label** | `PastaHR Flow` |
| **Field Type** | `PastaHR Flows` (die Liste aus Schritt 1) |
| **Web Service Alias** (unter **Details**) | `pastahrFlow` |

Setze unter **Permissions** die **Domain** auf **Job Requisition Data**. Klicke auf **OK** und bestätige die Aktivierung.

![PastaHR Custom Object in Workday](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-02-custom-object-summary.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=c4e0d4f8457971c001cd520f1a702e9e)

Das fertige Custom Object

**4. Dropdown für Recruiter:innen einblenden**

Workday bearbeitet diese Daten über den Business Process **Edit Job Requisition Additional Data**. Füge einen Schritt für das neue Objekt hinzu:

1. Tippe in der Suchleiste **Business Process Definitions** ein und öffne **Edit Job Requisition Additional Data**. Gibt es mehrere Definitionen (z. B. eine pro Organisation), wiederhole dies für jede Definition, die eure Recruiter:innen verwenden.
2. Öffne die Related Actions und wähle **Business Process → Edit Definition**.
3. Füge direkt nach **Initiation** eine Zeile hinzu (z. B. Order `ab`):

| Spalte | Wert |
| - | - |
| **Type** | Edit Additional Data |
| **Specify** | `PastaHR` |
| **Optional** | Yes |
| **Group** | Die Rollen, die den Flow setzen sollen, z. B. *Recruiter* und *HR Administrator* |

![Business-Process-Schritt für PastaHR](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-03-business-process-step.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=eb3956b06fc9056bda6522e44128cb7f)

> [!NOTE]
>
> Dieser Schritt erscheint nur, wenn jemand die Additional Data einer Requisition bearbeitet. Das Anlegen von Requisitions ist nicht betroffen.

**5. Calculated Field anlegen**

Integrationen können nur Felder lesen, die direkt an der Job Requisition liegen. Ein Calculated Field reicht die Flow-Auswahl weiter. Tippe in der Suchleiste **Create Calculated Field** ein und setze:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Field Name** | `PastaHR Flow (Integration)` |
| **Business Object** | Job Requisition |
| **Function** | Lookup Related Value |
| **Lookup Field** | Job Requisition Additional Data |
| **Return Value** | PastaHR Flow |

![Calculated Field PastaHR Flow (Integration)](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-04-calculated-field.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=9d768d17a9076eb24896bf50991f60df)

**6. Integration System anlegen**

Tippe in der Suchleiste **Create Integration System** ein und setze:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **System Name** | `PastaHR Job Requisition Fields` |
| **New using Template** | Core Connector: Job Requisitions |

![Create Integration System](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-05-create-integration-system.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=18558f24c4d3cca899d990db972e06cb)

> [!TIP]
>
> Workday zeigt später möglicherweise die Warnung, dass das Attribut **Version** "Required for Launch" ist. Du kannst sie ignorieren: PastaHR liest nur das Feld, die Integration wird nie gestartet.

**7. Field Override Service hinzufügen**

Nach dem vorherigen Schritt öffnet Workday **Configure Integration Services**. Klicke unter **Custom Integration Services** auf **+**, öffne die Auswahl und wähle **Create → Create Integration Field Override Service**:

| Feld | Wert |
| - | - |
| **Name** | `PastaHR Job Requisition Field Overrides` |
| **Business Object** | Job Requisition |
| **Fields → Name** | `pasta_flow_id` |

Klicke in beiden Dialogen auf **OK**.

![Field Override Service mit dem Feld pasta\_flow\_id](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-06-field-override-service.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=69cdd000ff4b158e6c04f875f20448f9)

**8. Feld verbinden**

Tippe in der Suchleiste **View Integration System** ein und öffne **PastaHR Job Requisition Fields**. Öffne die Related Actions und wähle **Integration System → Configure Integration Field Overrides**. Setze neben `pasta_flow_id` das **Override External Field** auf **PastaHR Flow (Integration)** und klicke auf **OK**.

![Field Override pasta\_flow\_id mit dem Calculated Field verbunden](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-08-field-override-mapping.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=b4f714743be64f814778b583a81d4336)

**9. System ID an uns senden**

Klappe beim selben Integration System **System ID** auf und sende den Wert an [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com). Wir aktivieren die Verbindung und bestätigen dir, sobald eure Recruiter:innen PastaHR für ihre Job Requisitions aktivieren können.

![System ID des Integration Systems](https://mintcdn.com/pastahr/1cnmA6tUoO7dylWB/images/workday-flow-07-system-id.png?fit=max\&auto=format\&n=1cnmA6tUoO7dylWB\&q=85\&s=5858aaa301126d5db64b3b6cde6df5c9)

## Einrichtung testen

1. Aktiviere PastaHR für eine Test-Requisition, wie oben unter **PastaHR für eine Job Requisition aktivieren** beschrieben.
2. Prüfe die Auswahl: Öffne die Related Actions der Requisition und wähle **Additional Data → View All As Of**. Der Flow erscheint unter **PastaHR**.
3. Innerhalb weniger Minuten ist die Stelle in PastaHR mit dem ausgewählten Flow verknüpft.

## FAQ

> [accordion] Ein neuer Flow erscheint nicht in der Dropdown-Liste
>
> Neue Flows werden nicht automatisch hinzugefügt. Gib [support@pastahr.com](mailto:support@pastahr.com) Bescheid, welchen Flow du brauchst, und wir fügen ihn der Liste hinzu. Dasselbe gilt, wenn du einen Flow umbenennst oder nicht mehr verwendest.

> [accordion] Warum stehen die Flow-IDs in Klammern?
>
> Jeder Eintrag zeigt den Flow-Titel und seine ID, z. B. *Account Executive (PAWD0003)*. Die ID bleibt gleich, auch wenn sich der Titel des Flows ändert. So funktioniert die Verknüpfung mit der Stelle weiterhin.

> [accordion] Können wir andere Namen für Objekte und Felder verwenden?
>
> Bezeichnungen wie **PastaHR Flow** kannst du umbenennen. Behalte den Feldnamen `pasta_flow_id` im Field Override Service und die von uns angelegte Liste **PastaHR Flows** bei, weil PastaHR darauf angewiesen ist.

> [accordion] Können wir den Flow im JobFit-Custom-Object ergänzen?
>
> Nein. Das Custom Object für [JobFit in Workday](https://docs.pastahr.com/recruiters/jobfit-im-ats.md) gehört zur **Job Application**, weil jede Bewerbung ihren eigenen Score hat. Der Flow gehört zur **Job Requisition**. Workday hängt jedes Custom Object an genau ein Business Object, deshalb braucht ihr zwei separate Custom Objects.

> [accordion] Warum braucht es ein Calculated Field?
>
> Workday speichert die Custom Fields einer Job Requisition in einem separaten Custom Object. Integrationen können nur Felder lesen, die direkt an der Job Requisition liegen, und das Calculated Field überbrückt diesen Schritt. Es speichert selbst keine Daten.


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